所謂無紙化會議系統，是指基于局域網、專網或移動互聯網的智能會議交互系統，使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術，通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是：文化傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。核心功能主要是實現會議簽到、人名導位、文件分發和上傳、文件同步演示、投票表決，手寫批注、呼叫服務、語音字幕顯示，遠程視頻等功能。

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現在社會無紙化會議系統已經很流行了。早在2011年左右，一些政府部門已經安裝了無紙化會議系統，隨著這幾年的發展，無紙化會議系統越來越普及，系統不斷地完善，越來越人性化，用戶習慣也培養起來了，已經被許多上市公司所接受、使用，在各類會議中起到不小的作用。

與傳統會議相比，無紙化會議系統的使用不只只是達到節省資源的作用，更多的是能夠省時省力。許多重要會議的資料，尤其是政府部門會議的資料，不僅數量很多，展示形式也很復雜，如果使用傳統紙張會議，不僅需要消耗不少紙張，還很麻煩，會將時間浪費在一些與會議內容無關的瑣事上，比如所有人都需要根據會議進度，翻找會議資料等。如果使用無紙化會議系統，只需要一個人快速地查找到所需的資料，然后投屏或者是發送給其他參與會議人員即可，方便快捷。

其次，無紙化會議系統的使用只需要在會議室顯示終端，不需要將資料放在桌子上，看起來簡潔美觀。而且，無紙化會議系統有著一些傳統會議所沒有的特需功能，如指紋識別（簽到）、刷卡、升降臺、保密性強等。